O que é o BPO financeiro?

Em um mundo com cada vez mais especialização empresarial e emergência de startups enxutas, um modelo de serviços financeiros começa a ser muito falado e utilizado, o BPO Financeiro.

Se a empresa em que você trabalha procura um maior foco no seu Core Business, possui dificuldades com a gestão financeira de seu negócio ou simplesmente prefere terceirizar rotinas operacionais do dia a dia ao invés de possuir uma equipe própria, esse serviço pode ser ideal para você. Mas o que realmente é um BPO Financeiro?

O que é um BPO Financeiro

A sigla BPO Financeiro significa basicamente Terceirização de Processos de Negócio, no caso específico dos processos financeiros de uma empresa. Na prática, temos um serviço que cuida de todos fluxos operacionais, proporcionando maior agilidade e controle nas atividades financeiras , além de ter acesso a uma visão mais ampla do seu negócio.

Quando realizado por uma empresa com grande expertise financeira, além dos ganhos operacionais e de viabilizar um maior foco no empreendedor e no negócio principal, temos diversas outras vantagens conferidas pelo serviço. Uma melhor visualização da saúde financeira por meio de indicadores, gráficos e relatórios personalizados junto à uma maximização dos resultados econômicos e financeiros estão entre os principais benefícios.

Será que preciso de um BPO Financeiro?

Existem alguns indicativos claros de que você precise de um BPO Financeiro, abaixo você encontra alguns deles:

• Conciliação Bancária Incorreta
• Impossibilidade de contratar pessoal especializado
• Dificuldades de Elaboração do Fluxo de Caixa
• Responsável Financeiro não consegue exercer todas funções demandadas
• Contas a Pagar e a Receber perdidas na rotina
• Baixa visão das operações da empresa no âmbito financeiro
• Falta de Gestão de Indicadores

Alguns outros indicativos que precisam ser analisados em conjunto com fatores tais quais operação, atuação da área financeira e conhecimento contábeis podem também indicar que você necessita de um BPO Financeiro. Eles se encontram listados logo abaixo:

• Dispersão das atividades dos administradores em relação ao Core Business
• Baixos resultados operacionais
• Empréstimos mal geridos

Um entendimento dos problemas que levariam uma empresa a necessitar de tal serviço não é suficiente, também é necessário compreender quais atividades o BPO realizaria e quais benefícios extras ele traria. É disso que falaremos a seguir.

Quais atividades um BPO realizará para mim

Um BPO Financeiro possui diversas atividades que deve exercer com um alto grau de responsabilidade. Abaixo citamos algumas delas e o que elas significam:

• Gestão de Fluxo de Caixa: A gestão do fluxo de caixa é uma atividade fundamental para manter as finanças de uma empresa em ordem. Um BPO Financeiro pode assumir essa responsabilidade e garantir que todas as entradas e saídas financeiras sejam controladas de maneira eficiente. Através de uma análise detalhada, o BPO pode identificar possíveis gargalos e ajudar a empresa a tomar decisões mais estratégicas.
• Gestão de Contas a Pagar e Receber: Gerenciar as contas a pagar e a receber é uma tarefa que demanda muito tempo e atenção. Com um BPO Financeiro, essa atividade pode ser terceirizada e executada de maneira mais eficiente. A equipe especializada pode garantir que todas as contas sejam pagas em dia, evitando problemas como juros e multas. Além disso, a gestão de contas a receber pode ser otimizada, com o objetivo de reduzir a inadimplência e melhorar o fluxo de caixa.
• Conciliação Bancária: A conciliação bancária é uma atividade importante para garantir que as transações financeiras da empresa estejam em conformidade com as informações do extrato bancário. Um BPO Financeiro pode assumir essa responsabilidade e realizar a conciliação bancária de maneira mais eficiente, garantindo que todas as transações estejam corretas e evitando problemas como erros de lançamento.
• Análise de Crédito: A análise de crédito é uma atividade importante para empresas que trabalham com vendas a prazo. Com um BPO Financeiro, essa atividade pode ser terceirizada e executada de maneira mais eficiente. A equipe especializada pode avaliar o histórico de crédito dos clientes e garantir que a empresa tome decisões mais acertadas, reduzindo o risco de inadimplência.
• Emissão de Documentos Fiscais: A emissão de documentos fiscais é uma atividade que demanda muito cuidado e atenção, já que erros podem gerar problemas com a Receita Federal. Com um BPO Financeiro, essa atividade pode ser terceirizada e executada de maneira mais eficiente. A equipe especializada pode garantir que todos os documentos fiscais estejam corretos e em conformidade com a legislação vigente.
• Gestão da Documentação: A gestão da documentação é uma atividade importante para garantir que todos os documentos financeiros da empresa estejam em ordem. Com um BPO Financeiro, essa atividade pode ser terceirizada e executada de maneira mais eficiente. A equipe especializada pode garantir que todos os documentos estejam organizados e em conformidade com a legislação vigente, evitando problemas com fiscalizações e auditorias.
• Análise de Indicadores: A análise de indicadores é uma atividade importante para avaliar o desempenho financeiro da empresa e identificar possíveis oportunidades de melhoria. Com um BPO Financeiro, essa atividade pode ser terceirizada e executada de maneira mais eficiente. A equipe especializada pode analisar os indicadores financeiros da empresa e ajudar na tomada de decisões mais estratégicas.
Lançamento de Contas na Plataforma de Gestão Financeira: O BPO Financeiro é responsável por realizar o registro de todas as transações financeiras que a empresa realiza em uma plataforma de gestão financeira. Esse processo é essencial para garantir a precisão das informações e a integridade dos dados, além de facilitar a análise e o acompanhamento dos fluxos financeiros da empresa.
• Transações de pessoas através de folha de pagamento de empregados: O BPO Financeiro também é responsável por gerenciar a folha de pagamento dos funcionários da empresa. Esse processo envolve o cálculo dos salários, impostos, contribuições e demais descontos, além da emissão dos contracheques e da realização das transações financeiras. Com a terceirização desse processo, a empresa pode garantir a conformidade com as leis trabalhistas e previdenciárias, além de reduzir os riscos e custos associados à gestão de pessoal.

Impactos de se utilizar um BPO Financeiro

Diversas vantagens surgem ao terceirizar uma atividade na qual a empresa não é especialista. No caso de Startups, isso se torna ainda mais evidente, uma vez que, já estando em um ambiente complexo e com foco total na inovação e venda do produto, pouco ou nenhum cuidado é dado pelos gestores na área financeira.

Nesse caso, o outsourcing pode ser a melhor opção, permitindo uma gestão financeira no nível de grandes empresas, sem o ônus de possuir diversos funcionários para administrar e uma nova área para aumentar as despesas.

Abaixo se encontram mais alguns dos principais benefícios advindos da utilização de um BPO Financeiro:

• Automação dos processos gerenciais
• Diminuição dos custos operacionais
• Existência de profissionais especializados sem contratação direta
• Controle de pagamentos e recebimentos
• Melhoria do ambiente de controle e governança
• Atuação centrada no Core Business

Por que BPO Financeiro e não Assessoria ou Consultoria?

Com dois serviços que, de forma geral, são muito parecidos, como podemos distinguir entre qual deles contratar e se realmente vale a pena ter um BPO Financeiro?

Essa pergunta pode ser facilmente respondida se distinguirmos bem o papel de cada um destes serviços.

Podemos começar definindo a assessoria, que normalmente é um projeto de escopo bem definido. Costuma ter presente um assessor que procura melhorar um processo financeiro específico, com uma equipe de suporte por trás e indicações pontuais de como melhorar o processo.

De imediato percebemos que não possui a integração com a empresa que um BPO teria, nem cuida da parte financeira imediata da forma que uma startup necessita, logo não substitui o serviço de outsourcing, sendo apenas um incremento pontual para as empresas.

A consultoria costuma ser um pouco mais abrangente, porém também está longe de agir de forma operacional na empresa. Normalmente um consultor conduz um aconselhamento de diversas áreas para otimizar as decisões da empresa, sempre analisando de forma macro a estrutura empresarial.

Diferente de um BPO Financeiro, que têm uma visão completa da operação e entendimento direto dos indicadores da empresa o consultor costuma ver pontos gerais de melhoria, não incrementos de rotina e variações de indicadores ao longo do tempo, ainda mais em uma startup com variações significativas de operação ao longo de sua história.

Vemos assim que, mesmo sendo serviços úteis, nenhum deles é capaz de substituir o papel essencial exercido pelo analista de BPO Financeiro.

Onde posso contratar esse serviço?

Como todo serviço prestado por terceiros, é necessário procurar uma empresa com especialistas na área, capaz de gerir tanto o conhecimento técnico quanto ser capaz de usar a tecnologia em seu favor. No caso de um BPO Financeiro, a importância de um prestador de serviços competentes é ainda mais crítica, uma vez que toda a responsabilidade financeira estará nas mãos de sua empresa.

A BeFinance, com seus especialistas de finanças e analistas focados em tecnologias, permite uma integração entre sua operação, ERP, processos e análise empresarial. Com o serviço de BPO da BeFinance você terá mais tempo para focar no seu negócio, ao mesmo tempo que consegue ter uma visão completa das principais métricas da sua empresa!

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