Modelos de Planejamento Orçamentário

Em nosso último artigo, realizamos uma introdução aos conceitos principais referentes ao Planejamento Orçamentário. Nesta postagem, entramos em detalhe sobre as principais técnicas e modelos utilizados para a montagem de um orçamento eficaz, desde aspectos qualitativos até aspectos quantitativos.

Esperamos que esse artigo seja de auxílio na identificação das características mais adequada ao planejamento orçamentário do seu negócio!

Modelos de orçamento

Como citamos no artigo anterior, não há um jeito único de fazer um planejamento. É fundamental entender os objetivos e a maturidade de gestão da empresa no momento de criar um plano orçamentário.

Existem alguns tipos de planejamento orçamentário e cada um tem sua proposta, sendo algumas metodologias mais complexas e outras mais simples, o que pode fazer total diferença na hora de sua empresa adotar a prática no dia a dia.

Centralização x Colaboração

O planejamento e orçamento podem ser elaborados de cima para baixo (top down), quando os objetivos e as metas são definidas pela diretoria da empresa, sem a participação dos gestores das áreas.

Um orçamento centralizado pode ser menos trabalhoso, mais rápido para ser elaborado, mas peca na precisão e no engajamento dos colaboradores, que passam a responder por um número o qual não tiveram participação na elaboração. Mas pode ser uma boa alternativa para a empresa que não tem nenhum controle orçamentário e precisa começar.

Já no orçamento colaborativo, os gestores de cada área, orientado pela controladoria e pelas premissas orçamentárias, apoiam na elaboração do orçamento de suas áreas, afinal, são eles que conhecem o dia a dia de cada área da empresa e podem apoiar na identificação de oportunidades, redução de despesas e melhorias de processos.

Um ponto chave para uma implementação bem sucedida do orçamento descentralizado é a criação de uma cultura organizacional voltada para resultados, de forma que o acompanhamento de metas e das principais alavancas esteja presente no dia a dia das pessoas.

Algumas desvantagens do modelo descentralizado, entretanto, são a necessidade de um nível maior de maturidade por parte dos gestores, para evitar situações em que, por exemplo, os departamentos se “fechem em si mesmos” estabelecendo orçamentos e ações que buscam atingir metas individualmente. A necessidade de controle e conciliação dos diferentes pontos insurgentes dessa colaboração clama por um aumento da fiscalização pela diretoria financeira, o que pode aumentar a burocracia e o retrabalho no processo.

Situações como o departamento de marketing que bate meta após meta da quantidade de vendas, levando a um aumento da necessidade de capital de giro da empresa e assim a fragilizando não são raras. Devido a isso, o orçamento colaborativo sempre deve ser baseado nas boas práticas das finanças corporativas, de forma a garantir a primeira base de saúde financeira para o negócio.

Estático x Flexível

Um orçamento estático é amplamente utilizado devido à sua maior simplicidade de elaboração. Nesse modelo, as peças orçamentárias são elaboradas a partir de volumes de produção ou venda pré fixadas. Dessa forma, o volume de atividades que será realizado por cada setor da empresa e a base dos custos operacionais e investimentos planejados serão determinados por esse volume definido.

Uma vez que seja elaborado, não são permitidas alterações nas peças orçamentárias, ainda que seja determinado que o volume alvo não será atingido, o que leva a um engessamento e possíveis distorções no resultado. Dessa forma, o orçamento estático é mais adequado para grandes conglomerados, em que distorções de volume em algumas unidades operacionais não impactam significativamente o resultado consolidado.

Por outro lado, a fixação do orçamento definido leva a uma economia de tempo que seria gasto com revisões orçamentárias e força os gestores e responsáveis a monitorar possíveis desvios. A identificação desses desvios, por sua vez, enriquece a base de conhecimento da administração, podendo auxiliar no ganho de precisão dos próximos orçamentos.

O orçamento flexível, por sua vez, surge para contornar as falhas do modelo estático, permitindo o acompanhamento da operação através de uma faixa de variação dos custos, despesas e investimentos de acordo com a alteração do volume observado.

Dessa forma, caso as vendas sejam menos representativas do que o previsto, será admitido uma variação equivalente no planejamento dos custos relacionados. Dessa forma, podemos evitar a constituição de estoque ocioso, o que contribui para a redução da Necessidade de Capital de Giro, liberando mais caixa.

Nesse cenário, é importante que haja uma distinção eficaz entre os custos e despesas, uma vez que os custos serão tratados como funções diretas do volume de vendas enquanto as despesas receberão uma revisão indireta, de acordo com a natureza da conta.

Como ponto negativo do modelo flexível, temos que esse tipo de orçamento impõe uma necessidade maior de monitoramento constante das alterações observadas em relação ao planejado e um alto nível de adaptabilidade aos possíveis novos cenários.

Base Zero x Base Histórica

O orçamento base zero busca reduzir possíveis distorções e não recorrências no resultado do período anterior através da desconsideração da base histórica. Dessa forma, ao elaborar o orçamento, considera-se uma base zerada, de forma que o novo planejamento não seja afetado pela estratégia, sucessos e fracassos anteriores, o que poderia levar a um desalinhamento das metas com os objetivos da empresa.

Ainda nesse sentido, o orçamento base zero promove uma exploração mais crítica das premissas, uma vez que essas precisarão ser revisadas. Essa maior exploração dos dados promove a alocação eficiente e pode gerar insights preciosos sobre pontos de melhoria que foram ofuscados nos planejamentos anteriores, como custos e despesas supérfluos e irrealistas.

O método também pode ser utilizado para aumentar o alinhamento entre os gestores no modelo colaborativo, que necessitarão de uma visão macro para definir, com base nos novos objetivos da empresa, quais as novas alocações eficientes de recursos.

Esse ponto, entretanto, também trás uma desvantagem quanto à maior necessidade de tempo por parte de todos os gestores e a necessidade de um maior nível de flexibilidade e cultura ágil. Dessa forma, organizações com uma maior quantidade de informações e com estruturas administrativas mais complexas podem se ver em dificuldade de aplicar este método.

O orçamento com base histórica, por outro lado, descarta o detalhe pela praticidade, utilizando os dados de períodos anteriores para embasar suas decisões. Quando utilizando este método, devemos tentar aliar a nova conjuntura econômica com a conjuntura passada, contemporânea dos dados que utilizaremos como base.

Podemos, entretanto, ir além das análises básicas dos dados históricos, aliando o detalhamento da base zero com a possibilidade de modelagem dos números já apresentados. Dessa forma, podemos ter melhores análises da série temporal das receitas, custos e despesas e nos preparar para períodos de sazonalidade, além de traçar expectativas de crescimento mais consolidadas.

Orçamento Matricial (GMD)

O orçamento matricial ou gerenciamento matricial de despesas (GMD) possui esse nome por sua representação em dois eixos diferentes. São eles:

• - Entidades: Contemplam as subdivisões da empresa, como centros de custos, unidades de negócios ou departamentos;

• - Pacotes: Contemplam grupos de receitas, despesas, custos e investimentos da empresa; Essa metodologia provê uma visão mais clara sobre a destinação de cada recurso e seu responsável.

O processo se inicia com a definição dos pacotes de gastos e das entidades da empresa, cada qual com seus respectivos gestores.

Devido à sua estrutura, que reforça a divisão clara de responsabilidades, os gestores são mais incentivados a tomar decisões criteriosas sobre a estratégia a ser executada para a aplicação dos recursos.

Sua implementação é baseada em 3 princípios:

• Controle cruzado: significa que todas as despesas orçadas devem ser acompanhadas por 2 pessoas;

• Desdobramento dos gastos: implica que, para a definição das metas, todos os gastos devem ser detalhados até o nível de atividades e de unidade orçamentária;

• Acompanhamento sistemático: consiste em instituir uma dinâmica de acompanhamento dos resultados, comparando-os com as metas e definindo ações corretivas para os desvios.

Orçamento Contínuo ou Rolling Forecast

O orçamento contínuo é normalmente utilizado para períodos de 12 meses, com revisões e mensais dos 11 meses restantes e a adição de um novo mês ao fim de período, de forma que um ano esteja sempre previsto no planejamento.

O objetivo da prática foca na manutenção de um alto nível de flexibilidade pela empresa, além de promover um maior comprometimento com o acompanhamento e execução. Além da flexibilidade para a adaptação a novos cenários, a maior periodicidade de atualização torna as atualizações mensais menos trabalhosas e reduz a possibilidade de erro no processo de elaboração.

Dessa forma, este método é ainda mais adequado para empresas que lidam com produtos com ciclos de vida curtos ou que estejam em setores voláteis e de alta inovação, como setores de tecnologia.

Para empresas que estejam em setores consolidados e possuam operações previsíveis, que não estejam suscetíveis a grandes alterações de cenário no curto prazo, a relação entre os benefícios gerados e a alta frequência de atualização se torna menos atrativa.

Por fim, o orçamento contínuo também depende diretamente de uma cultura ágil, que seja capaz de utilizar as oportunidades de atualização do orçamento para se adequar rapidamente às novas metas, objetivos e pressões em cada período.

Considerações Finais

Assim, finalizamos a introdução das principais características dos diferentes métodos do planejamento orçamentário.

Caso ainda não tenha lido nosso artigo anterior sobre o assunto, pode acessá-lo aqui ou pela página do nosso blog!

E então, qual o modelo de orçamento mais adequado ao seu negócio, e por quê?

Conhece algum outro método que não foi mencionado aqui? Sinta-se livre para comentar no espaço abaixo essa resposta e contribuir com o este espaço de aprendizado!